Genesta Magazine - Kaizen-tekniikalla hiljaa hyvä tulee

Työelämä

Kaizen-tekniikalla hiljaa hyvä tulee


Kirjoittanut: Bruno Bisiani

Muutokseen pyritään usein radikaalein keinoin. Uskomme, että vaikean elämäntilanteen tai päätöksen kohdatessa on parasta ottaa härkää sarvista ja puskea täyttä vauhtia eteenpäin. Yllättävän moni yrittää pistää tupakoinnin kerrasta poikki, ja moni yritys irtisanoo heti työntekijöitä, kun bisnes sakkaa. Täyskäännös ja kaikki uusiksi voi joskus toimia, mutta onko se tehokkain tapa kehittyä? Voisiko pienin askelin saavuttaa yhtä hyvän ellei paremman tuloksen? Japanlaisen Kaizen-tekniikan kannattajat uskovat, että hiljaa hyvä tulee.

MIKÄ ON KAIZEN?

Kaizen on alun perin kiinan kielestä Japaniin lainattu sana. Se yhdistää kaksi käsitettä: muutoksen (Kai) ja hyvän (Zen), ja se merkitsee parannusta. Ajan myötä merkitykseen on lisätty päivittäisin pienin askelin tapahtuva muutos.

Itsensä kehittämisen tekniikkana Kaizen sai alkunsa toisen maailmansodan jälkeen erityisesti Japanin valmistavassa teollisuudessa.

Sodan jälkeen Japanin talous koki kaikkien aikojen laman, ja monen yrityksen piti pystyä äkkiä parantamaan tuottavuuttaan. Toyota Motor Corporation ryhtyi valtaisiin tehostustoimiin ja etsi tekniikoita, joilla tehdasjohtajien osaamista voitaisiin kehittää.

Toyotan ensimmäinen toimenpide oli ottaa käyttöön Yhdysvalloissa sodan aikana käytetty TWI-palvelu (Training Within Industry). Se koostui kolmesta kurssikokonaisuudesta: työnohjauksesta (kuinka ihmisiä koulutetaan), työmenetelmistä (kuinka saavutetaan pieniä päivittäisiä edistysaskeleita) ja työsuhteista (kuinka käsitellä työsuhdeasioita). Vaikka TWI:n käyttö lopetettiin muutaman vuoden kuluttua, sen työmenetelmäkurssi käynnisti kehittymistaitojen parantamiseen tähtäävän prosessin.

Seuraavaksi esiteltiin tuotantotekniikan P-kurssit. Niiden pohjalta Toyota kehitti konseptin, johon Kaizen-tekniikka perustuu. Sitä kuvaavat parhaiten yhtiön silloisen varatoimitusjohtajan Taiichi Ohnon sanat:

– Työntekijöiden pitää voida nähdä työnsä tulos ja tunnistaa hukkatyö. Sen jälkeen tiimin velvollisuus on parantaa prosessia. Ihmiset pitää opettaa kohtaamaan haasteet ja soveltamaan Kaizen-prosessia. Meidän on rohkaistava työntekijöitä muuttamaan asioita parempaan suuntaan.

Toyota ryhtyi sittemmin kehittämään Kaizenista kurssimenetelmää. Kurssia ei laadittu ohjeluetteloksi vaan filosofiaksi, jossa sitoudutaan pitkän aikavälin muutokseen ja kehitykseen. Kaizenin periaatteita voi soveltaa niin työ- kuin yksityiselämäänkin.

KAZENIN KUUSI KEHITYSASKELTA

1. askel:
Mahdollisuuksien kartoittaminen Ensimmäinen askel on tärkein. Sen aikana määritään kolme asiaa: kaikenlainen hukkatyö, esteet ja kehittymisen mahdollisuudet.

Kaizen eroaa perinteisistä lähestymistavoista korostamalla kehittymisen mahdollisuuksia. Kaizenin mukaan kaikkea voi (ja pitää) parantaa. Mahdollisuuksia on loputtomasti. Kun yksi tavoite on saavutettu, taas voi parantaa.

2. askel:
Nykytilanteen analysointi Toyotalla käytettiin monia erilaisia analyysimenetelmiä. Yksi tunnetuimmista on viisi miksi-kysymystä (5 Why). Se sai alkunsa tuotantoprosessin optimoinnista, mutta sitä voi soveltaa monenlaisten ongelmien perimmäisten syiden selvittämiseen. Siinä toistetaan kysymystä ’miksi’ perustamalle seuraava kysymys edelliseen vastaukseen. Viimeisen vastauksen pitäisi osoittaa prosessi, joka ei toimi ja jota pitää parantaa.

Jos kehittymisen mahdollisuuksia ei tahdo löytyä, voi soveltaa viiden ässän menetelmää. Nimi tulee s-kirjaimella alkavista japaninkielisistä sanoista:

  • Seiri: Erota hyödylliset asiat hyödyttömistä
  • Seiton: Järjestä asiat parhaaseen mahdolliseen järjestykseen
  • Seiso: Pidä ympäristö valmiina ja vapaana esteistä
  • Seikutsu: Vakioi toimintatavat järjestyksen säilyttämiseksi
  • Shitsuke: Toimi kurinalaisesti, jotta jokainen vaihe toteutuu

3. askel: Omaperäinen ideointi
Tässä vaiheessa keskitytään luovaan ajatteluun. Siihen on olemassa monia lähestymistapoja, joten vaihe on muita vapaampi. Lähestymistapa valitaan tilanteen ja asianomaisten ihmisten mukaan.

Vaikka omaperäisimmät ideat syntyvät usein ryhmätyönä (vaikkapa aivoriihen tuloksena), aito Kaizen-tekniikka antaa ihmisten valita itselleen sopivimman lähestymistavan. Ihmisiä rohkaistaan ratkaisemaan ongelmat omalla omintakeisella tavalla.

4. askel: Suunnitelman laatiminen
Edellisen vaiheen tavoin suunnitelmankin voi laatia hyvin monella lailla. Joskus paras vaihtoehto voi olla ryhtyä suoraan toimeen ilman minkäänlaista suunnitelmaa.

Tärkeintä on sitoutuminen tilanteen parantamiseen. Muutokseen ei pidä pyrkiä pelkän muutoksen vuoksi vaan tilanteen parantamiseksi, vaikka parannus olisi kuinka pieni. Mahdollisuus määritetään laserin tarkalla sihdillä, eikä keskitytä siihen, mikä ei ole mahdollista.

5. askel: Suunnitelman toteuttaminen
Tässä vaiheessa ollaan tekniikan ytimessä. Vaikka suunnitelma olisi kuinka tarkka ja yksityiskohtainen, lopputuloksen ratkaisee tekemisemme laatu. Tehokkuuden saavuttamiseksi toimenpiteiden tulee olla pieniä tai pienenpieniä. Kaizen-tekniikassa on kyse nimen omaan pienistä parannuksista. Yhdellä pienellä päivittäisellä askeleella pääsemme koko ajan lähemmäksi tavoitetta tuntematta suuren muutoksen aiheuttamaa stressiä tai ahdistusta. Jos tavoitteena on herätä aikaisemmin aamulla, Kaizen-tekniikalla tavoite saavutetaan nousemalla vuoteesta joka päivä minuuttia aiemmin. Päivittäinen muutos on niin pieni, että se tuntuu vaivattomalta tai jopa merkityksettömältä. Tekniikan nerous piilee siinä, että se vaatii hyvin vähän kallisarviosta tahdonvoimaa ja totuttaa meidät lempeästi uuteen niin, että lopullinen tavoite on paljon helpompi saavuttaa.

6. askel: Uuden tilanteen arviointi
Toyotan tehtailla Kaizen-tekniikan kuudennessa vaiheessa muutoksia arvioitiin tarkasti ja rehellisesti. Omien toimien arviointi on tärkeää, kun tähdätään parantamiseen. Muutos sinänsä ei riitä. Prosessi onnistuu vasta, kun huomaamme tilanteen tai elämämme parantuneen muutoksen seurauksena.

SUMMA SUMMARUM

Vaikka Kaizen-tekniikka sai alkunsa teollisuudesta, kuka tahansa voi hyödyntää sen periaatteita ja menetelmiä. Kyse on enemmän asenteesta kuin tiukasta toimintatavasta. Soveltamalla tekniikkaa voimme muuttaa mitä tahansa elämän osa-aluetta entistä parempaan ja tehokkaampaan suuntaan.

Kaizenia kokeilemalla saatat huomata, että elämäsi vain paranee paranemistaan.