Genesta Magazine - Förbättring på Kaizen-sätt

Kontorsliv

Förbättring på Kaizen-sätt


Av: Bruno Bisiani

När vi vill förändra något, gör vi det ofta radikalt. När vi står inför ett hinder eller ett livsavgörande beslut, tror vi ofta att det är drastiska åtgärder som krävs för att klara hindret och gå vidare. Tänk bara på alla som slutar röka genom att helt enkelt fimpa för gott en dag, eller hur många företag som avskedar stora mängder personal när företaget har det svårt. Denna helomvändning från det tidigare livet kan ibland funka, men är det verkligen det bästa sättet till förbättring? Kan det inte ge bättre resultat av att göra små, men regelbundna, ändringar? Anhängare till den japaninspirerade Kaizen-metoden tror det.

VAD ÄR KAIZEN?

Ordet Kaizen har egentligen kinesiskt ursrung, men japanerna har anammat det. Ordet sammanför delarna Kai, som står för förändring, och Zen, som står för gott- slutresultatet blir således en god förändring. Med tiden har denna förståelse utvecklats till att bli synonymt med en daglig, regelbunden process till förändring.

Som en metod för förändring, har Kaizen- metoden sitt ursprung i efterkrigstiden, speciellt inom tillverkningsindustrin. I slutet av kriget var den japanska ekonomin historiskt dålig, och många företag var i desperat behov av att öka sin produktivitet. Ett specifikt företag, Toyota, lade ner mycket tid och energi på att hitta lösningen på problemet genom att öka ledningens kunskaper och förmågor.

Toyotas första steg var att implementera training within industry, en amerikansk krigstidsmodell. Modellen består i sin tur av tre separata delar, job instruction, hur man lär ut, job methods, hur man arbetar med dagliga små förbättringar, och slutligen job relations, hur man arbetar med personalfrågor. Trots att programmet avslutades efter ett par år, så var den sista metoden om de dagliga små förbättringarna ett startskott för en process som fokuserar på utveckling för förbättring.

Nästa steg var att introducera production courses. Med de kurserna fortsatte Toyota att utveckla koncept som senare skulle bli basen för Kaizen- metoden. Det sammanfattas bäst av Taiichi Ohno, dåvarande vice tillverkningschef: ”Det är viktigt för de anställda att se arbetet de utför och att kunna identifiera slöseri och onödiga processer. När slöseri lokaliserats är det teamets ansvar att förbättra arbetsprocessen. Det viktiga är att lära ut att man ska se problem som en utmaning och använda Kaizen- metoden till förbättringen. Vi behöver utveckla känslan hos de anställda att försöka göra saker och ting bättre.”.

Slutligen började Toyota att utveckla Kaizen-metoden för kompetensutveckling. Kursen utvecklades på ett sätt att man inte bör se det som en checklista, utan snarare en filosofi med en långvarig attityd för förändring och förbättring. Som sådan är Kaizen-metoden inte bara fördelaktig för våra yrkesroller,

KAIZEN- METODENS SEX STEG FÖR FÖRBÄTTRING

Steg 1: Hitta förbättringspotential

 

Det första steget är det mest kritiska. Här vill vi hitta tre olika saker: alla sorters slöseri, hinder och möjligheter för förbättring. En stark betoning på den sista punkten är vad som skiljer Kaizen- metoden från andra, mer traditionella synsätt. Enligt Kaizen, så kan och måste allt förbättras. Möjligheterna att göra något bättre är oändliga. När vi väl har nått ett visst mål, då kan vi fortfarande söka förbättring.

Steg 2: Analysera den nuvarande situationen.

Toyota använde många olika analysmetoder. En av de mest kända är ”5 Varför”. Även om den har sitt ursprung i tillverkningsfrågor, så är det en typ av analys som vi kan använda för att hitta grunden till så många olika problem. Den funkar genom att upprepa frågan ”varför?”, där varje fråga ska vara grunden till nästa fråga. Det sista svaret ska då peka på en process som inte funkar som den ska, och som bör förbättras.

Om vi har svårt att se förbättringspotential, kan vi använda 5S- konceptet.
Det har sitt namn från fem japanska namn som startar på S.

  • Seiri: identifiera vad som är användbart och inte
  • Seiton: ordna saker i den bästa ordningen
  • Seiso: håll omgivningen ren och fri från hinder
  • Seikutsu: standardisera sätt att hålla ordning
  • Shitsuke: håll disciplinen och se till att de tidigare stegen är gjorda

Steg 3: Skapa originella idéer

I detta steg tar det kreativa tänkandet en central position. Det är också det minst strukturerade steget eftersom det finns flera kreativa tankesätt. Att välja rätt sätt är avhängigt av vilka personer och vilken situation man har att göra med.

Trots att det är sant att de bästa originella idéerna kommer från en gruppansträngning (vilket vi brukar kalla brainstorming), så är det i sann Kaizen-andra viktigt att låta människor välja sitt sätt efter vad som passar bäst. Kaizen- metoden uppmuntrar oss att bli problemlösare på vårt egna, unika sätt.

Steg 4: Utveckla en plan

Nu har vi kommit till punkten när det är dags för en plan. Precis som i tidigare steg, finns det ingen utformad mall som funkar för alla. I vissa fall kan det bästa vara att inte göra en plan, utan att göra vad som behöver göras.

Den kritiska punkten här är engagemanget att bli bättre. Vi ska inte ändra för ändrandets skull, utan vi ska alltid sträva efter att förbättra situationen, även om det är en minimal sak. Fokusera på vad som kan förbättras, istället för vad som inte är möjligt.

Steg 5: Implementera planen

Detta är stommen i metoden. Oavsett hur detaljerad och precis vår plan är, är det kvaliteten av våra handlingar som kommer bli den avgörande faktorn om vi lyckas nå våra mål eller inte. Och för att vara effektiv, så ska handlingarna vara små. Det är vad Kaizen- metoden handlar om. Genom att ta små steg, dag efter dag, vecka efter vecka, så kommer vi närmare våra mål, utan att känna av stressen och ångesten som annars kommer i samband med stora förändringar. Om vi till exempel vill gå upp tidigare på morgonen, så använder vi Kaizen- metoden till att ställa klockan en minut tidigare varje dag. Förändringen är närmast okännbar. Det fina med Kaizen- metoden är att den kräver minimal investering i viljestyrka, men vi får verktyg att nå våra mål med nästan helt gratis.

Steg 6: Utvärdera den nya situationen

I Toyotas fabriker var det sista steget att ärligt och noggrant utvärdera utvecklingen av förändringarna. Att följa deras exempel är viktigt för att Kaizen- metoden är till för att förändra saker till det bättre. En liten förändring räcker inte. Processen är framgångsrik när vi väl kan se att vi har förändrat en situation som förbättrar våra liv.

SLUTSATS

Även om Kaizen- metoden har sitt ursprung i tillverkningsindustrin, har dess principer och metoder ett värde för alla. Det är på grund av att det är mer en filosofi och ett tankesätt än en tydlig plan om vad som ska göras och när. Genom att applicera metoden, kan vi förändra de flesta situationer i våra liv till något bättre och mer effektivt.